Crear una empresa consolidada
El asistente de Consolidación le guía en el proceso de creación de una empresa consolidada con unos pasos sencillos. Cuando ejecuta el asistente, se crea un catálogo de cuentas para la matriz consolidada; éste se basa en el catálogo de cuentas de la matriz consolidada. Para asegurar reportes precisos, el asistente de Empresa Consolidada le ayuda a relacionar las cuentas de empresas filiales con el catálogo de las cuentas de la matriz consolidada.
Antes de crear una empresa consolidada, realice las siguientes tareas
- Asegúrese que todas las empresas a consolidar se han actualizado con la misma versión de Sage Simply Accounting.
- Identifique a la empresa matriz.
- Identifique una o más empresas filiales.
- Compruebe que cada empresa tiene un nombre único de empresa y archivo, y cada empresa opera dentro del mismo año fiscal.
- Compruebe que la empresa matriz esté abierta en modo usuario-único, y que las empresas filiales están cerradas.
- Prepare las cuentas para la integración de cuenta:
- Las cuentas de cada empresa filial deben integrarse con las cuentas de la empresa matriz. Si alguno de los números de cuenta difieren, el asistente de Consolidación integra automáticamente las cuentas de acuerdo a estas condiciones:
- Si la empresa filial tiene menos dígitos en los números de cuenta de activos que la matriz consolidada, entonces Sage Simply Accounting agrega ceros adicionales al final de las cuentas de activos de cada filial.
Por ejemplo, si la cuenta de activos matriz es 168000, entonces la cuenta de activo filial 1680 se convierte en 168000.
- Si la empresa filial tiene más dígitos en los números de cuenta de activos que la matriz consolidada, entonces Sage Simply Accounting tronca los números de cuenta de activos de empresas filiales para coincidir con la longitud de la cuenta de activos de la empresa matriz.
Por ejemplo, si la cuenta de activos matriz es 1680, entonces la cuenta de activo filial 1680911 se convierte en 1680.
- Si la cuenta de una empresa filial no coincide, deberá integrar manualmente los números de cuenta (puede hacerlo rápida y fácilmente mientras ejecuta el asistente de Empresas Consolidadas).
Nota: Durante la integración de cuentas, no puede visualizar los departamentos.
Para crear una empresa consolidada:
- Abra una empresa filial o matriz. Si emplea seguridad, ingrese la contraseña para el usuario sysadmin.
Nota: Los usuarios autorizados a acceder a la empresa matriz pueden acceder a la empresa matriz consolidada.
- En la ventana Principal, elija Consolidar Empresa en el menú Archivo.
- Pulse Siguiente para iniciar el asistente. Identifique si la empresa actual es la empresa matriz o una empresa filial.
- Ingrese un nombre de archivo para la empresa consolidada. El asistente creará un nuevo archivo de datos (.csi) para la empresa consolidada. Pulse Siguiente para continuar.
- Pulse Agregar para identificar una o más empresas filiales, luego pulse Siguiente para continuar.
En la página Cuentas Relacionadas, el asistente de Empresa Consolidada integra automáticamente los números de cuenta de la empresa matriz con los de cada empresa filial (de acuerdo a las condiciones descritas en la sección "Antes de Comenzar"). Si no aparece una marca de verificación junto al nombre de la empresa en la columna Cuentas Relacionadas, una o más de cuentas necesitan integrarse.
- Seleccione la empresa y pulse Relacionar para integrar manualmente las cuentas.
Nota: Para asegurar la precisión de los reportes financieros, debe integrar todas las cuentas filiales con una cuenta de matriz consolidada; sin embargo, el asistente de Empresa Consolidada le permite consolidar una empresa aunque algunas cuentas no estén integradas. Cuando intente generar un reporte, aparecerá un recordatorio para integrar las cuentas pendientes.
- Seleccione mostrar todas las cuentas sin integrar. Al lado de cada cuenta filial sin integrar, pulse el botón Buscar en la columna Cuentas Matrices Consolidadas para identificar la cuenta matriz a la cual integrar las demás.
- Pulse Aceptar cuando haya integrado todas las cuentas.
- Repita los pasos del 6 al 8 para cada empresa filial que requiera integración de cuenta.
- Pulse Siguiente y finalice el asistente. El asistente de Empresa Consolidada recupera los saldos de apertura y las transacciones para el año fiscal de las empresas filiales a la empresa matriz consolidada.
Identifica los saldos de apertura y los agrega a la empresa matriz consolidada, y recupera todas las transacciones para el año en curso, hasta la última fecha de transacción.
¿Qué tan seguido debería realizar la consolidación?
Debe actualizar su empresa consolidada como parte de los procedimientos de fin de año. Sin embargo, si prefiere mantener más actuales sus registros puede actualizar su empresa consolidada con más frecuencia.