Transmission des feuillets T4 et Sommaire par voie électronique

Avant d'exécuter cette tâche

Il y a deux façons de produire la déclaration des feuillets T4 et sommaire par voie électronique :

Pour produire la déclaration des feuillets T4 et Sommaire par l'Internet :

  1. À la fenêtre d'accueil, au menu Fichier, sélectionnez Importer/Exporter, puis Transmission élec. déclarations,ensuite Exporter les T4 (Transfert de fichiers par Internet).
  2. Sélectionnez l'année de paie pour laquelle vous faites la déclaration.
  3. Sélectionnez les employés pour lesquels vous souhaitez transmettre des feuillets T4. Pour sélectionner un employé dont l'état est inactif, cochez la case Inclure les employés inactifs.
  4. Vérifiez ou fournissez les informations dans tous les onglets de la fenêtre en utilisant les publications de l'Agence du revenu du Canada (ARC), ainsi que les rubriques ci-après :

    5. Onglet Information sur la transmission

    • Méthode de transmission. Cochez l’option Transfert de fichiers par Internet. Si vous avez déjà sélectionné plus de 499 employés dans la case Employés, Sage Simple Comptable sélectionnera automatiquement l'option Support magnétique.
    • Code type déclaration. Original est sélectionné automatiquement puisque vous pouvez transmettre seulement des feuillets T4 d'origine par l'Internet.
    • N° transmetteur. Vous n'êtes pas tenu d'entrer un numéro de transmetteur pour le support magnétique.
    • Code référence de soumission. Sage Simple Comptable affiche un nombre par défaut qui représente le nombre total de transmissions que vous avez effectuées. Vous pouvez accepter ce nombre ou entrer un nombre unique visant à identifier la soumission du fichier en cours. Par exemple, pour identifier une soumission de fichier original, entrez 001. Pour identifier une nouvelle soumission de feuillets modifiés, entrez 002, et ainsi de suite.
    • N° séquence fichier. Vous êtes tenu de faire le suivi de la séquence des transmissions envoyées lors de la transmission par voie électronique. Ce chiffre s'affiche à la fin du nom du fichier électronique. Sage Simple Comptable affiche automatiquement le dernier nombre dans les séries de transmission. Vous pouvez acceptez ce nombre ou en entrer un autre.

    Onglet Information d'entreprise

    • Numéro du compte de paie. Tapez les 15 chiffres du numéro de compte de paie requis pour transmettre les feuillets T4.
    • Type d'entreprise. Sélectionnez votre type d'entreprise. Selon votre sélection, vous devrez peut-être entrer le numéro d'assurance sociale (NAS) d'un NAS ou de deux des principaux propriétaires de l'entreprise.
    • Propriétaire/partenaire 1 NAS et Propriétaire/partenaire 2 NAS. Entrez les numéros d'assurance sociale (NAS) des principaux propriétaires ou partenaires de l'entreprise.

    Onglet Information sur le contact

    Saisissez le nom, les coordonnées du contact et la langue préférée du contact responsable de la paie dans votre entreprise.

  5. Cliquez sur OK.
  6. À la fenêtre Options de case T4, attribuez le revenu et les retenues aux numéros appropriés de la case du feuillet T4. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé la saisie des informations.

    7. Remarque :Sage Simple Comptable valide les informations sur l'entreprise et l'employé avant de créer le fichier à transmettre et vous informe si des erreurs ont été décelées. Si le processus de validation se déroule sans problème, les renseignements sur le T4 sont alors exportés vers un fichier.

    Sage Simple Comptable utilisera le nom de fichier par défaut T4EFILE001XML. Le format de ce nom de fichier est nom>nnn.xml, où le nom est une combinaison de chiffres ou de lettres que vous utiliserez pour identifier le fichier, et nnn correspond au numéro de séquence de la soumission. Par exemple, s'il s'agit de votre deuxième soumission, modifiez le nom du fichier implicite à T4EFILE002.XML.

  7. Sélectionnez un emplacement sur votre disque dur où le fichier sera créé.
  8. Cliquez sur Imprimer dans la fenêtre Sommaire Exporter des enregistrements pour imprimer les détails de transmission que vous rangerez dans vos dossiers.
  9. Cliquez sur Transmission des T5 par Internet dans le coin inférieur gauche de la fenêtre pour accéder au site Web sécurisé de ARC dans lequel vous pouvez entrer votre code d'accès au Web et transmettre le fichier que vous avez créé. Les informations du T4 Sommaire sont incluses dans la transmission. Il n'est donc pas nécessaire d'imprimer une copie et l'envoyer à ARC.
  10. Lorsque vous avez terminé la transmission, cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Sommaire Exporter des enregistrements.

Pour produire la déclaration des feuillets T4 et Sommaire sur un support magnétique :

  1. À la fenêtre d'accueil, au menu Fichier, sélectionnez Importer/Exporter, puis Transmission élec. déclarations, ensuite Exporter les T4 (Transfert de fichiers par Internet).
  2. Sélectionnez l'année de paie pour laquelle vous faites la déclaration.
  3. Sélectionnez les employés pour lesquels vous souhaitez produire des feuillets T4. Pour sélectionner un employé dont l'état est inactif, cochez la case Inclure les employés inactifs.
  4. Vérifiez ou fournissez les informations dans tous les onglets de la fenêtre en utilisant les publications de l'Agence du revenu du Canada (ARC), ainsi que les rubriques ci-après :

    5. Onglet Information sur la transmission

    • Méthode de transmission. Sélectionnez l'option Support magnétique pour transmettre un feuillet original ou modifié sur DVD, CD ou disquette.
    • Code type déclaration. Sélectionnez Original pour soumettre vos feuillets T4 d'origine ou Modifiés si vous apportez des changements à la transmission d'un feuillet original ou déjà modifié.
    • N° transmetteur. Cochez la case située à côté du N° transmitteur, puis tapez les six chiffres du numéro de transmitteur qui vous ont été assignés par ARC. Ce numéro débute avec les lettres «MM».
    • Code référence de soumission.  Sage Simple Comptable affiche un nombre par défaut qui représente le nombre total de transmissions que vous avez effectuées. Vous pouvez accepter ce nombre ou entrer un nombre unique visant à identifier la soumission du fichier en cours. Par exemple, pour identifier une soumission de fichier original, entrez 001. Pour identifier une nouvelle soumission de feuillets modifiés, entrez 002, et ainsi de suite.
    • N° séquence fichier. Vous êtes tenu de faire le suivi de la séquence des transmissions envoyées lors de la transmission par voie électronique. Ce nombre s'affiche à la fin du nom du fichier électronique. Sage Simple Comptable affiche automatiquement le dernier numéro dans les séries de transmission. Vous pouvez accepter ce nombre ou en entrer un autre.

    Onglet Information d'entreprise

    • Numéro du compte de paie. Tapez les 15 chiffres du numéro de compte de paie requis pour transmettre les feuillets T4.
    • Type d'entreprise. Sélectionnez votre type d'entreprise. Selon votre sélection, vous devrez peut-être entrer le numéro d'assurance sociale (NAS) d'un NAS ou de deux des principaux propriétaires de l'entreprise.
    • Propriétaire/partenaire 1 NAS et Propriétaire/partenaire 2 NAS. Entrez les NAS des principaux propriétaires ou partenaires de l'entreprise.

    Onglet Information sur le contact

    Saisissez le nom, les coordonnées du contact et la langue préférée du contact responsable de la paie dans votre entreprise.

  5. Cliquez sur OK.
  6. À la fenêtre Options de case T4, attribuez le revenu et les retenues aux numéros appropriés de la case du feuillet T4. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

    7. Remarque :Sage Simple Comptable valide les informations sur l'entreprise et l'employé avant de créer le fichier à transmettre et vous informe si des erreurs ont été décelées. Si le processus de validation se déroule sans problème, les renseignements sur le T4 sont alors exportés vers un fichier.

    Sage Simple Comptable utilisera le nom de fichier par défaut T4EFILE001XML. Le format de ce nom de fichier est nom>nnn.xml, où le nom est une combinaison de chiffres ou de lettres que vous utiliserez pour identifier le fichier, et nnn correspond au numéro de séquence de la soumission. Par exemple, s'il s'agit de votre deuxième soumission, modifiez le nom du fichier implicite à T4EFILE002.XML.

  7. Sélectionnez un emplacement sur votre disque dur où le fichier sera créé.
  8. Cliquez sur Imprimer dans la fenêtre Sommaire Exporter des enregistrements pour imprimer les détails de transmission que vous rangerez dans vos dossiers.
  9. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Sommaire Exporter des enregistrements.
  10. Copiez le fichier sur un DVD, CD ou disquette. Consultez le manuel de votre logiciel de graveur de DVD ou CD pour obtenir des directives sur la manière de finaliser le disque en utilisant le codage ISO 9660. Consultez les publications de ARC pour obtenir des directives supplémentaires sur la transmission.

Que souhaitez-vous faire?

Produire la déclaration des feuillets T4 sur papier

Imprimer les feuillets T4