- À la fenêtre d'accueil, au menu Fichier, sélectionnez Importer/Exporter, puis Transmission élec. déclarations, ensuite Exporter les T4 (Transfert de fichiers par Internet).
- Sélectionnez l'année de paie pour laquelle vous faites la déclaration.
- Sélectionnez les employés pour qui vous souhaitez produire des feuillets T4. Pour sélectionner un employé dont l'état est inactif, cochez la case Inclure les employés inactifs.
- Vérifiez ou fournissez les informations dans tous les onglets de la fenêtre en utilisant les publications de l'Agence du revenu du Canada (ARC), ainsi que les rubriques ci-après :
Onglet Information sur la transmission
- Méthode de transmission. Sélectionnez l'option Support magnétique pour transmettre un feuillet original, modifié ou annulé sur DVD, CD ou disquette.
- Code type déclaration. Sélectionnez Original pour transmettre vos feuillets T4 d'origine, Modifiés si vous apportez des changements à la transmission d'un feuillet original ou déjà modifié ou Annulé si vous transmettez des feuillets annulés.
- N° transmetteur. Cochez la case située à côté du N° transmitteur, puis tapez les six chiffres du numéro de transmitteur qui vous ont été assignés par ARC. Ce numéro débute avec les lettres «MM».
- Code référence de transmission. Sage Simple Comptable affiche un numéro par défaut qui représente le nombre total de transmissions que vous avez effectuées. Vous pouvez accepter ce numéro ou entrer un numéro unique visant à identifier la transmission du fichier en cours. Par exemple, pour identifier une transmission de fichier original, entrez 001. Pour identifier une nouvelle transmission de feuillets modifiés, entrez 002, et ainsi de suite.
- N° séquence fichier. Vous êtes tenu de faire le suivi de la séquence des transmissions envoyées par voie électronique. Ce numéro s'affiche à la fin du nom du fichier électronique. Sage Simple Comptable affiche automatiquement le dernier numéro dans les séries de transmission. Vous pouvez acceptez ce numéro ou en entrer un autre.
Onglet Information de l'entreprise
- Numéro du compte de paie. Tapez les 15 chiffres du numéro de compte de paie requis pour transmettre les feuillets T4.
- Type d'entreprise. Sélectionnez votre type d'entreprise. Selon votre sélection, vous devrez peut-être entrer le numéro d'assurance sociale (NAS) d'un NAS ou de deux des principaux propriétaires de l'entreprise.
- Propriétaire/partenaire 1 NAS et Propriétaire/partenaire 2 NAS. Entrez les NAS des principaux propriétaires ou partenaires de l'entreprise.
Onglet Coordonnées du contact
Saisissez le nom, les coordonnées du contact et la langue préférée du contact responsable de la paie dans votre entreprise.
- Cliquez sur OK.
- À la fenêtre Options de case T4, attribuez le revenu et les retenues aux numéros appropriés de la case du feuillet T4. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.
Remarque :Sage Simple Comptable valide les informations sur l'entreprise et l'employé avant de créer le fichier pour la transmission et vous informe si des erreurs ont été décelées. Si le processus de validation se déroule sans problème, les renseignements sur le T4 sont alors exportés à un fichier.
Sage Simple Comptable utilisera le nom de fichier par défaut T4EFILE001XML. Le format de ce nom de fichier est nom>nnn.xml, dont le nom est une combinaison de chiffres ou de lettres que vous utiliserez pour identifier le fichier, et nnn correspond au numéro de séquence de la transmission. Par exemple, s'il s'agit de votre deuxième transmission, modifiez le nom du fichier implicite pour T4EFILE002.XML.
- Sélectionnez une adresse sur votre disque dur où le fichier sera créé.
- Cliquez sur Imprimer dans la fenêtre Sommaire Exporter des enregistrements pour imprimer les détails de transmission que vous rangerez dans vos dossiers.
- Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Sommaire Exporter des enregistrements.
- Copiez le fichier sur un DVD, CD ou disquette. Consultez le manuel de votre logiciel de graveur de DVD ou CD pour obtenir des directives sur la manière de finaliser le disque en utilisant le codage ISO 9660. Consultez les publications de ARC pour obtenir des directives supplémentaires sur la transmission.
